Outlookでタグ（のようなもの）を使う

GMailを使っていて心底感心したのはラベルの存在。ラベルがあれば従来のフォルダのみによる管理のジレンマを解消できる。すごい。

フォルダのみによる管理だと、異なる条件で振り分けたいときに悩む。たとえば、メールの内容ごとに振り分けたいとか、送信者ごとに振り分けたいというような場合だ。思い切ってメールをそれぞれに保存するというやり方もあるけど、検索で両方引っかかったりしてやりにくくなる。でも、ラベルであれば、両方をペタペタと貼り付ければいいわけだ。

さてここでOutlook（2003）。会社ではBecky!を使っていて満足していたんだけど、ちょっとOutlookを使っておかないといけない事態になった。しかたないのでいろいろ実験してみたんだけど、「分類項目」と「検索フォルダ」を使えば、GMailを超える果実を得られることがわかった。

まず「分類項目（以降、ラベルと表記）」。とりあえず、お客さんから来るメールは、自動仕訳で会社名のラベルをつけることにした。そして、件名には商品名を書く取り決めをしているので、それを利用してやはり自動仕訳で商品名のラベルも貼り付ける。名前が間違っていたりして漏れたものには手動で貼り付け。また、お客さんから来たメールには自動仕訳でフラグを立てて未処理の印とした。また、ペアで動いているので相方も処理したことを確認したら、「チェック済」というラベルを貼ることにした。

従来は、商品ごとにフォルダを作って振り分けていたが、複数の商品にからむメールをどうするかのジレンマがあった。Outlookでは、フォルダの振り分けはせずに、ラベルごとに「検索フォルダ」を使うことにした。検索フォルダは検索条件のショートカットのようなものだ。表示されるものは検索結果に過ぎないので、前述のジレンマに陥らないというわけだ。

さて、ラベルを検索フォルダの条件とする方法だけど、検索フォルダを作成する画面で、「カスタム検索フォルダを作成する」を選んで「選択」をクリックする。検索フォルダの名前を入力して「条件」をクリックする。「検索フォルダの条件」という画面が表示されるので、詳細設定タブの分類項目で設定することができる。ちなみに、名前を入力する画面では、対象のフォルダも指定できる。

次は、「特定の商品でチェック済みでないもの」を表示する検索フォルダを作る。先ほどの「検索フォルダの条件」画面の詳細設定タブで検索対象とする「分類項目」を指定し、高度な検索タブでフィールド：分類項目、条件：次の文字を含まない、値：チェック済とすればよい。

ポイントは、詳細設定タブで「含む」の条件を設定し、高度な検索タブで「含まない」の条件を設定することだ。設定次第で可能かも知れないけど、高度の検索タブで両方を指定すると、「かつ」ではなく「または」となり、狙い通りにならない。

ちなみに含みたくないラベルが複数ある場合は、「値」の項目にカンマで区切って入力すればOK。